Velg emne

Hva gjør vi?

Aksess Innkjøp AS utvikler digitale løsninger for innkjøpere i offentlig sektor og deres leverandører. Formålet med å ta i bruk løsningen er blant annet å effektivisere innkjøpsprosessen, unngå brudd på regelverket og sikre bruk og lojalitet til avtaler. Løsningen gir bedre dokumentasjon av anskaffelser og avvik, samt gir den enkelte innkjøper i offentlig sektor bedre forståelse for regelverket og større trygghet i anskaffelsesprosessen.

Aksess Innkjøp AS er pr. dato en av fire godkjente bestillingsløsninger for statlig sektor via EHF-kataloger til aksesspunkt. Vi er også en av syv leverandører i Norge som har en godkjent innkjøpsløsning for offentlig sektor. Det er DIFI (Direktoratet for forvalting og IKT) som står for godkjenning av løsningene.

Løsningen er plattformuavhengig, har eget aksesspunkt, og er integrert mot markedsplassen for de som er tilknyttet den. Den er tilrettelagt for automatisk import av EHF-kataloger inn til vårt aksesspunkt, og distribusjon av ordre og ordresvar fra kunde til leverandør på inngåtte EHF-kataloger. Portalen er spesialsydd for innkjøp, og de arbeidsprosesser som naturlig hører inn under fagområdet. Den er designet for å støtte alle arbeidsprosessene innenfor fagområdet innkjøp.

Både Innovasjon Norge og SkatteFUNN har støttet utviklingsprosjektet.

Statlige innkjøp

Løsningen kan moduleres ut fra de offentlige kundenes sine behov – og kan stegvis tas i bruk innenfor fagområdet innkjøp. En statlig virksomhet kan både få tilgang på avtaler fra Statens innkjøpssenter, men også legge in egne avtaler.

 

Viktige digitale elementer er:

  • Egenadministrasjon: For vedlikehold av innkjøpsorganisasjon
  • Konkurransegjennomføringsverktøy: Heldigitalisert anskaffelsesprosess ved kjøp under nasjonal terskelverdi og heldigitalisert anskaffelsesprosess ved minikonkurranser på parallellavtaler. For kjøp over nasjonal terskelverdi og integrasjon mot DOFFIN så er det tilgjengelig i løsningen fra 2018.
  • Katalog- og kontraktsadministrasjonsverktøy: For å publisere og redigere kontrakter/avtaler enten som EHF-kataloger, tjenester, punch-out eller som er lokalt driftet (mindre leverandører).
  • Bestillingsløsning: For å gjøre kjøp på godkjente rammeavtaler som inkluderer etterregistrering, direktekjøp og mottakskontroll for alle aktive kjøp.
  • Rapportering: TIlpassede rapporter som omfatter kjøp på avdelings- og leverandørnivå, avvikskontroll, bruk av løsningen mot alle avtaler og mye mer. Kan eksporteres til formater som f.eks. Excel.
  • Integrasjon: Vi tilbyr også integrasjon mot sak/arkiv og mot økonomi.
  • Aksesspunkt: Aksess Innkjøp AS er eget aksesspunkt, og kan erstatte Ehandelsplattformen (EHP) for de som er tilknyttet den.

Aksess Innkjøp AS har også utviklet en digital portal for leverandører som ønsker å bli forespurt på konkurranser i offentlige virksomheter som bruker løsningen. Ved å registrere seg i portalen blir en direkte linket til innkjøperne i sin egen virksomhet, eller virksomhetene kan bygge opp et leverandørregister selv. Løsningen er godkjent for å sende inn tilbud elektronisk – slik det vil komme krav om i hele EØS-området i løpet av kort tid.

Offentlig sektor kan bruke leverandørportalen til direktehenvendelser på alle forespørsler med en kostnadsramme mellom kr. 100 000 og kr. 1 300 000 eksklusiv mva samt på minikonkurranser/parallellavtaler. Større forespørsler over terskelverdi må iht. lovverket publiseres på DOFFIN. Det vil også bli tilbydd som egen modul i løsningen fra 2018.

Enkelt og raskt å komme i gang

·       Krever ingen installasjon

·       (Som å handle i en vanlig nettbutikk)

·       Kan utvides med KGV under og over terskelverdi

·       Benytter EHF gjennom eget aksesspunkt

·       Enkelt å legge til egne rammeavtaler

·       Opplæringsvideo og brukerveiledninger alltid tilgjengelig i verktøyet

Kommunale innkjøp

SIIS (Samordnet innkjøp i Salten) har vært utviklingsarena for Aksess Innkjøp AS siden 2008. Selskapet vant konkurransen om å utvikle et e-handelsløsningen for 8 kommuner i Salten – med Bodø kommune som vertskommune.

Løsningen ble driftsatt som E-handelsløsning i 2009, og ble integrert mot e-handel.no i 2013. Det ble gjennomført et nytt anbud i 2013 for videreutviklingen og drift av løsningen for perioden 2014- 2017.  Den vant også Aksess Innkjøp AS.

SIIS har nylig endret navn til SIIN (Samordnet innkjøp i Nordland), og består av 20 kommuner.

Løsningen er spesielt designet for interkommunale samarbeid, og går under fellesbetegnelsen Ajour Innkjøp. Den kan moduleres ut fra de offentlige kundens behov – og settes opp i forhold til stegvis å ta det i bruk i nye arbeidsprosesser.

 

Viktige arbeidsprosesser/moduler er;

  • Digitalt katalogverktøy (KAV)
  • Digitalt kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV)
  • Digital bestillerløsning for alle aktive godkjente rammeavtaler
  • Digital mottakskontroll ved kjøp av varer
  • Tilgjengeliggjøring av avtaler enten som EHF-kataloger, punch-out eller lokale avtaler på excel-format
  • Digital etteregistrering/rekvisisjoner
  • Heldigitalisert anskaffelsesprosess ved kjøp over nasjonal terskelverdi (høsten 2018)
  • Heldigitalisert anskaffelsesprosess ved kjøp under nasjonal terskelverdi
  • Heldigitalisert anskaffelsesprosess ved minikonkurranser på parallellavtaler
  • Omfattende rapporteringsregime

SIIS-prosjektet ble høsten-2014 nominert av DIFI som ett av de tre beste e-handelsprosjektene i Norge, og som det eneste fra kommunesektoren innenfor området bedre styring.

Målsetningen for prosjektet er blant annet å ta ut effektiviseringsgevinsten med å digitalisere hele innkjøpsprosessen. SIIS har fått midler også fra Fylkesmannen i Nordland knyttet til det som går på transaksjonseffektivisering. I tillegg er det et mål å legge til rette for at lokalt næringsliv i den enkelte kommune sikres gode konkurransevilkår. Det er utviklet en egen bedriftsdatabase for lokale leverandører der får forespørsler og leverer tilbud elektronisk innenfor det lovverket som gjelder, og der de får tilgang på nettbutikk selv om de ikke har det selv. Det sikrer lokalt næringsliv i den enkelte kommune gode konkurransevilkår. Det er også et mål at der det bare er regionale eller nasjonale leverandører som tilbyr varer og tjenester, så skal en bruke markedsmakten gjennom å representere mange kommuner.

Leverandørportal

Aksess Innkjøp AS er leverandør til Samordnet Innkjøp i Nordland (tidligere Samordnet Innkjøp i Salten), og har sammen med kommunene utviklet en digital portal for leverandører som ønsker å bli forespurt på konkurranser i kommunene i Nordland.

Ved å registrere seg i portalen blir man direkte linket til innkjøperne i sin egen kommune, men også i andre kommuner i samarbeidet når de skal sende ut forespørsler om konkurranse innen ulike kategorier/ kjøpsområder. Løsningen er godkjent for å sende inn tilbud elektronisk – slik det vil komme krav om i hele EØS-området i løpet av kort tid.

Kommunene bruker leverandørportalen til direktehenvendelser på alle forespørsler med en kostnadsramme mellom kr. 100 000 og kr. 1 300 000.

Større forespørsler over terskelverdi må iht. lovverket publiseres på DOFFIN. Det vil også bli tilbydd som egen modul i Ajour-familien.

Fra 01.01.2018 er portalen endret til å tilby ulike abonnement, der basisabonnementet er en gratis innleveringsløsning for tilbud til offentlige oppdragsgivere som sender forespørsler under terskelverdi eller lyser ut konkurranser på DOFFIN. På slike konkurranser er det oppdragsgiver som betaler for utlysningen. Alle som registrerer seg første gang, vil bli knyttet til det abonnementet som er gratis.

Dersom din bedrift ønsker å levere tilbudene digitalt via portalen, få historikk over alle dine fremtidige konkurranser, oppdatere og vedlikeholde informasjon om hvilke kategorier din bedrift leverer på, og skal kunne endre epost og adresse må bedriften registrere seg som bruker. Registrering kan gjøres på følgende linker:

For tilbud til kommuner

For tilbud til stat og statlige bedrifter

Dersom din bedrift er registrert fra før, får du muligheter til å lage eget brukernavn og passord slik at du kan levere elektronisk.

Merk! En leverandør kan være registrert med flere brukere. Når en registrerer seg som leverandør med foretaksnummer vil en bli informert dersom leverandøren finnes fra før. Det kan registreres flere brukere hos en leverandør, men det er bare administrator i den enkelte bedrift som kan gjøre det. Det er viktig å bruke en epost hos leverandøren som leses av flere i bedriften, slik at en er sikre på at forespørselen likevel kommer frem om en person er borte. Under valg av kategori kan en velge flere kategorier, men det er viktig kun å registrere seg under de kategoriene der en selv mener en er potensiell leverandør til offentlig sektor. Vedlagt følger en veiledning om hvordan registrere seg selv i bedriftsporten, og hvordan levere tilbud elektronisk.

Gjennom leverandørportalen vil Aksess Innkjøp AS i fremtiden tilby tjenester som;

  • Levere tilbud som er publisert på DOFFIN
  • Tilknytte seg et aksesspunkt for handel med det offentlige
  • EHF-varekataloger og EHF-faktura

I dag kan leverandørene levere elektronisk på forespørsler under terskelverdi, og ved minikonkurranser hvor en avtale ligger til grunn på forhånd.

Aksesspunkt

GODKJENT AKSESSPUNKT

Aksess Innkjøp har et godkjent aksesspunkt. Dette gjør det enkelt å integrere våre løsninger mot EHF-meldinger.

Hva er et aksesspunkt?

  • Et aksesspunkt formidler elektroniske meldinger på EHF-format, som er  den offentlig godkjente infrastruktur for datautveksling. 
  • Aksesspunktet er en transportformidler av filer fra en avsender til en mottaker.
  • Aksesspunktet må innordne seg etter retningslinjene som er gitt av EU-prosjektet PEPPOL og den regionale myndighet som en inngår avtale med

Om løsningen

Aksess Innkjøp AS er pr. dato en av totalt syv leverandører i Norge som har en godkjent innkjøpsløsning for offentlig sektor, og er en av totalt fire godkjente bestillingsløsninger i statlig sektor.

Det er DIFI (Direktoratet for forvalting og IKT) som står for godkjenning av løsningene.

https://www.anskaffelser.no/digitalisering

Løsningen er plattformuavhengig, integrert mot markedsplassen, og tilrettelagt for automatisk import av EHF-kataloger inn til vårt aksesspunkt, og distribusjon av ordre og ordresvar fra kunde til leverandør på inngåtte EHF-kataloger. Portalen er spesialsydd for innkjøp, og de arbeidsprosesser som naturlig hører inn under fagområdet, De er designet for å støtte alle arbeidsprosessene innenfor fagområdet innkjøp.

Bestillere og kjøpere i åtte kommuner har vært målgruppe under utviklingen, og de har aktivt deltatt med innspill til funksjonalitet og arbeidsprosess. Vi har samarbeidet med advokater innenfor fagområdet i utviklingsprosessen.  Dette for å kvalitetssikre at alle arbeidsprosesser også ivaretar lovkravene, og endringene i lovkravene når lov eller forskrifter endres eller oppdateres.

Både Innovasjon Norge og SkatteFUNN har støttet prosjektet.

Klar til å finne ut mer?

Kontakt oss i dag for en presentasjon!

testlogo3